In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile clausola privacy contratto locazione GDPR.
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Clausola Privacy Contratto Locazione GDPR
La clausola privacy in un contratto di locazione non è un adempimento formale da riempire con formule standard, ma l’attuazione dell’obbligo di informare e regolamentare il trattamento dei dati personali imposto dagli articoli 12-14 del GDPR e dal Codice Privacy. Nel rapporto tra locatore e conduttore il titolare del trattamento è normalmente il locatore (persona fisica o società) o l’agenzia che stipula in nome proprio; l’amministratore condominiale, l’assicuratore, il professionista che registra il contratto o il fornitore del gestionale cloud agiscono come titolari autonomi o, se operano “per conto”, come responsabili esterni da nominare con un accordo conforme all’articolo 28. La clausola deve chiarire chi è il titolare e come contattarlo, quali dati vengono raccolti, per quali finalità e su quali basi giuridiche, a chi sono comunicati, per quanto tempo si conservano e quali diritti può esercitare l’interessato, evitando di chiedere consensi inutili o di trattare categorie di dati non pertinenti.
Le basi giuridiche corrette in una locazione sono soprattutto l’esecuzione del contratto per la gestione del rapporto (art. 6, par. 1, lett. b), l’adempimento di obblighi di legge per la registrazione all’Agenzia delle Entrate, gli adempimenti fiscali e contabili, l’eventuale gestione di richieste dell’autorità (art. 6, lett. c), e l’interesse legittimo del titolare alla tutela dei propri diritti, alla prevenzione di frodi o inadempimenti e alla gestione di contenziosi, da bilanciare con i diritti dell’interessato (art. 6, lett. f). Il consenso non è la base appropriata per i trattamenti necessari all’esecuzione del contratto o imposti dalla legge, anche perché il rapporto tra locatore e conduttore è sbilanciato e il rifiuto non può condurre alla negazione del servizio se il trattamento è necessario; potrà invece servire solo per finalità ulteriori e non necessarie, come l’invio di comunicazioni commerciali non strettamente connesse alla locazione.
I dati trattati devono rispettare il principio di minimizzazione. Sono normalmente pertinenti le generalità e i recapiti delle parti e dei garanti, i dati fiscali per la registrazione, le coordinate bancarie per canoni e depositi, le informazioni strettamente necessarie a valutare l’affidabilità solvibile del conduttore (per esempio una dichiarazione reddituale o un’attestazione del datore di lavoro quando sia realmente proporzionata allo scopo), le informazioni sulla composizione del nucleo ai soli fini contrattuali se rilevano per la tipologia di contratto. Non dovrebbero essere richiesti certificati penali, altre categorie particolari ex art. 9 GDPR o copie di documenti non necessari; la copia del documento d’identità si giustifica per identificare le parti e per la registrazione, ma va conservata solo per il tempo strettamente necessario. Se si effettuano verifiche presso sistemi di informazioni creditizie o si acquisiscono referenze da terzi, occorre informare l’interessato anche ai sensi dell’articolo 14 e, in caso di decisioni automatizzate, astenersi da logiche che producano effetti giuridici senza intervento umano, salvo gli stretti presupposti dell’articolo 22.
La clausola deve descrivere destinatari e trasferimenti. È corretto indicare che i dati potranno essere comunicati a consulenti fiscali e legali, istituti di credito, assicurazioni, società di servizi informatici, amministratore di condominio, fornitori di manutenzione che intervengano su chiamata, autorità ed enti pubblici quando la legge lo impone. Se si usano strumenti cloud con server fuori dallo Spazio economico europeo, vanno menzionati i trasferimenti verso Paesi terzi e le garanzie utilizzate (clausole contrattuali standard o altre basi di cui al capo V del GDPR), evitando formule vaghe. La conservazione va ancorata alla durata del contratto e ai termini di legge: il fascicolo di locazione, le quietanze, i documenti fiscali e le comunicazioni rilevanti si tengono per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, dopo la cessazione, per i periodi di prescrizione e conservazione contabile e fiscale (di regola fino a dieci anni); copie di documenti raccolti solo per l’istruttoria o per finalità di verifica vanno eliminate quando non più necessarie.
I diritti dell’interessato devono essere esplicitati in modo chiaro. Il conduttore, il garante e gli eventuali co-intestatari possono chiedere accesso, rettifica, limitazione, opposizione per motivi connessi alla loro situazione particolare quando la base è l’interesse legittimo, e cancellazione nei limiti in cui il dato non sia più necessario o la legge non imponga la conservazione; possono inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. La clausola deve spiegare come esercitare i diritti (indirizzo email o PEC, recapito postale), specificare se esiste un DPO nei casi in cui il titolare sia tenuto a nominarlo e ricordare che il conferimento dei dati necessari al contratto e agli obblighi di legge è obbligatorio, mentre il mancato conferimento di dati non necessari non può compromettere la stipula.
È opportuno separare l’informativa privacy dal corpo negoziale, richiamandola in una clausola sintetica del contratto e consegnandola in forma completa e comprensibile al momento della raccolta dei dati, preferibilmente con un approccio “a strati”: una sintesi nel contratto e un allegato informativa che dettaglia tutti i punti richiesti dall’articolo 13. Se l’immobile è dotato di videosorveglianza condominiale o di dispositivi smart che registrano accessi o consumi, la videosorveglianza va disciplinata a parte dal condominio con cartelli e informativa dedicata e la telemetria dei consumi va trattata secondo principi di minimizzazione e sicurezza, senza trasformare la gestione del contratto in un controllo della vita privata del conduttore.
Una clausola così scritta soddisfa l’onere informativo, delimita lo spettro dei trattamenti, evita consensi onnicomprensivi non validi e riduce il rischio di contestazioni. Per essere davvero conforme, però, va calata nella realtà del caso concreto: se il locatore utilizza un gestionale con fornitori esterni dovrà stipulare le nomine a responsabile; se affida la gestione a un’agenzia, le parti dovranno chiarire se operano come titolari autonomi o in regime di contitolarità; se si prevedono prassi come la verifica della solvibilità, sarà opportuno documentare il bilanciamento dell’interesse legittimo e informare con trasparenza.
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