In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile lettera di non rinnovo contratto di locazione Word e PDF.
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Lettera di non Rinnovo Contratto di Locazione
La lettera di non rinnovo è l’atto con cui una delle parti comunica all’altra che il contratto di locazione non proseguirà alla scadenza e che, quindi, non opererà il rinnovo automatico previsto dalla legge o dal contratto. È diversa dal recesso anticipato: nel non rinnovo l’effetto si colloca esattamente alla data di scadenza pattuita; nel recesso, invece, si scioglie un rapporto ancora in corso con un preavviso e, di regola, per gravi motivi se a iniziativa del conduttore. Perché la lettera sia efficace occorre rispettare tre pilastri: il termine di preavviso, la forma e il contenuto richiesto dalla normativa del caso concreto.
Nelle locazioni abitative ordinarie 4+4 e 3+2, il locatore può negare il rinnovo alla prima scadenza soltanto per i motivi tassativi della legge 431/1998 (ad esempio, necessità di destinare l’immobile ad abitazione propria o di un familiare, vendita quando non possiede altri alloggi oltre a quello in cui abita, ristrutturazioni integrali, inadempimenti specifici del conduttore). In questi casi la lettera deve arrivare al conduttore almeno sei mesi prima della scadenza e deve indicare chiaramente il motivo concreto tra quelli di legge, con i dettagli che consentano al conduttore di comprenderlo e, se del caso, di esercitare i propri diritti collegati (come la prelazione in caso di diniego per vendita). Se il motivo richiamato comporta obblighi successivi del locatore, questi vanno rispettati: per esempio, quando il diniego è per uso proprio, l’immobile dev’essere effettivamente adibito a quell’uso entro i termini e per il periodo minimo previsti, altrimenti il conduttore può chiedere reintegrazione o risarcimento. Superata la prima scadenza, ai rinnovi successivi il locatore può comunicare il non rinnovo senza dover invocare una delle cause tipiche, ma resta fermo il preavviso di sei mesi e l’obbligo di una comunicazione corretta e tempestiva. Il conduttore, dal canto suo, può evitare il rinnovo inviando una lettera di non rinnovo entro il medesimo termine; se intende sciogliere il contratto prima della scadenza, deve invece attivare il recesso per gravi motivi con preavviso di sei mesi, salvo condizioni più favorevoli pattuite.
Nelle locazioni transitorie e per studenti fuori sede la non rinnovabilità è fisiologica: questi contratti cessano alla scadenza senza bisogno di disdetta, ma è prudente inviare comunque una comunicazione di prossima cessazione che organizzi sopralluogo e riconsegna. Diverso il regime delle locazioni non abitative (commerciali, artigianali, direzionali): la durata legale è 6+6 (9+9 per alberghi) e il locatore può negare il rinnovo alla prima scadenza solo per le ragioni tipiche della legge 392/1978 con un preavviso più lungo, normalmente dodici mesi (diciotto per le attività alberghiere), da inviare con lettera motivata. Se il mancato rinnovo non dipende da colpa del conduttore, possono maturare le indennità per perdita dell’avviamento commerciale nella misura fissata dalla legge. L’inquilino non abitativo può evitare il rinnovo alla scadenza con proprio preavviso e può recedere in corso di rapporto per gravi motivi con un preavviso di almeno sei mesi, salvo patti.
La forma della comunicazione è semplice ma non banale. Va sempre predisposta per iscritto, su carta intestata o con i dati completi delle parti e del contratto, e va inviata con un mezzo che dia certezza legale di spedizione e ricezione: raccomandata A/R o PEC sono gli strumenti standard. La data che conta è quella di ricezione da parte del destinatario, non quella di spedizione, perciò è bene calcolare il preavviso “a ritroso” dalla scadenza contrattuale e spedire con un margine. Nel testo occorre identificare con precisione le parti, richiamare il contratto (data, durata, estremi di registrazione, indirizzo dell’immobile), dichiarare espressamente la volontà di non rinnovare alla scadenza e indicare da quale giorno il rapporto cesserà. Se la legge impone la motivazione (prima scadenza abitativa o commerciale), bisogna specificarla in modo puntuale; motivazioni generiche o inconferenti espongono la disdetta a inefficacia. È utile aggiungere istruzioni operative su sopralluogo, letture contatori, riconsegna chiavi e recapito per la restituzione della cauzione, in modo da governare la fase di rilascio ed evitare fraintendimenti.
Il contenuto della lettera deve riflettere gli effetti legali che si vogliono ottenere. Se il diniego di rinnovo è per vendita di un’abitazione alla prima scadenza e il locatore ha i requisiti di legge, occorre avvisare il conduttore che gli sarà notificata l’offerta di prelazione con prezzo e condizioni; quella offerta andrà poi spedita con atto formale nei tempi e modi stabiliti dalla legge. Se il diniego è per necessità di uso proprio, va indicato chi utilizzerà l’immobile e con quale legame familiare, ricordando che l’utilizzo dovrà intervenire davvero e nei tempi minimi; dichiarazioni di stile e poi mancato uso sono fonte di responsabilità. Nelle locazioni non abitative, la motivazione deve rientrare tra quelle ammesse per legittimare il rifiuto del rinnovo alla prima scadenza, altrimenti l’effetto è la prosecuzione del rapporto e, in caso di rilascio del locale, l’insorgere delle indennità in favore del conduttore.
Gli errori più frequenti sono tre: inviare la lettera fuori tempo massimo, confondere non rinnovo e recesso anticipato, omettere la motivazione quando è richiesta. Il primo errore rende la comunicazione inefficace e il contratto si rinnova automaticamente; il secondo espone a richieste di canoni fino alla scadenza o, se si tratta di recesso non previsto, a contestazioni di inadempimento; il terzo produce la prosecuzione del rapporto perché la legge tutela la stabilità della locazione contro dinieghi “in bianco” alla prima scadenza. Per evitarli, è buona prassi verificare la scadenza “giuridica” del contratto considerando eventuali proroghe già avvenute, controllare se si è alla prima o a una successiva scadenza, e fare un controllo della normativa applicabile al tipo di locazione.
Una volta inviata la lettera, è opportuno gestire la fase di chiusura in modo ordinato. Il locatore può proporre alcune date per sopralluogo congiunto e per la redazione del verbale di riconsegna, con letture dei contatori e verifica dello stato dei luoghi rispetto al verbale di consegna. Il conduttore, dal canto suo, deve programmare lo sgombero, la pulizia e la riconsegna delle chiavi nella data ultima, consapevole che la permanenza oltre la scadenza, senza titolo, può dar luogo a un’indennità di occupazione e a maggiori danni se provati. La cauzione va restituita nei tempi ragionevoli, dedotti i danni documentati o le morosità risultanti; trattenute forfettarie senza riscontro invitano al contenzioso.
Fac Simile Lettera di non Rinnovo Contratto di Locazione Word
Il fac simile lettera di non rinnovo contratto di locazione Word presente in questa pagina può essere utilizzato come esempio per scrivere la lettera.
Modello Lettera di non Rinnovo Contratto di Locazione PDF Editabile
Il fac simile lettera di non rinnovo contratto di locazione PDF editabile può essere scaricato e compilato inserendo i dati mancanti.
